Ledighetsansökan — AI-native

[UC-01 – Vårdnadshavare] Vi börjar i vårdnadshavarvyn. Linda Nilsson öppnar Ledighetsansökan och möter skolans policytext direkt, i stället för dold bakom ett plustecken. Ansökningsformuläret är låst tills hon aktivt bekräftar att hon läst och förstått policyn. Barn på en skola där funktionen inte är aktiverad, som Alice på förskolan, erbjuds ingen ansökan.

[UC-01 – Vårdnadshavare] Efter bekräftelsen blir formuläret tillgängligt. Linda väljer Theo, anger period och anledning och skickar ansökan. Bekräftelsen sparas som metadata kopplad till ansökan — tidpunkt och policyversion, utan känslig fritext.

[UC-03 – Lärare/mentor] Nu byter vi till lärarvyn. Kerstin Berg följer upp ledighetsansökningar för elever i sina klasser. Listan visar namn, startdatum, antal skoldagar, status och vem som fattat beslutet — och raderna kan fällas ut för mer information.

[UC-03 – Lärare/mentor] Från perioden i listan når Kerstin detaljsidan med elevens uppgifter, antal skoldagar och schemahändelser under perioden. Den här ansökan omfattar åtta skoldagar och kräver därför rektorsbeslut — Kerstin lämnar sitt yttrande och delegerar till rektor.

[UC-04 – Rektor/biträdande rektor] Nu byter vi till rektorsvyn. Magnus Widén är biträdande rektor med adminåtkomst och ser i första hand ansökningar som kräver rektorsbeslut. I filtret avgränsar han på status, datumintervall, elev, klass och beslutsomfång — och lista och summering uppdateras alltid tillsammans.

[UC-05 – Rektor/biträdande rektor] Summeringen visar antal beviljade ansökningar och beviljade skoldagar för exakt samma urval som listan. För Erik Eriksson finns två beviljade ansökningar med överlappande perioder — dagarna räknas i skoldagar och dedupliceras per elev och dag, så nio dagar blir sju.

[UC-06 – Rektor/biträdande rektor] Magnus öppnar Annas ansökan och fattar beslut. När han väljer beslutsmall ersätts mallens variabler — elevens namn, period, antal skoldagar, beslutsfattare och datum — och den färdiga texten hamnar i den vanliga redigerbara beslutstextrutan. Han kan ändra hela texten innan beslutet sparas, och det är texten i rutan som sparas och visas för den som ansökt.

[UC-08 – Lärare/mentor] Historiska beslut ändras inte när mallar ändras. Lisas avslag fattades med version ett av mallen, som senare har uppdaterats — expansionen visar exakt den beslutstext som sparades vid beslutstillfället, tillsammans med mallreferens och version som metadata.

[UC-02 – Myndig elev] Nu byter vi till elevvyn. Emma Karlsson är myndig och använder det befintliga flödet för egna ledighetsansökningar. Under Tidigare ledighet ser hon status, den slutliga beslutstexten, vem som fattade beslutet och när — men inga rektorsfilter eller mallar.

[UC-07 – Kommunadministratör] Slutligen malladministrationen. Anders Bergman förvaltar kommunens beslutsmallar med namn, utfall, roll, version och aktiv-status. I mallformuläret visas de tillåtna variablerna och kan infogas med ett klick, och förhandsvisningen renderar malltexten med exempeldata utan att någon riktig elev behövs.

[UC-07 – Kommunadministratör] Mallar med okända variabler kan inte sparas — valideringen pekar ut exakt vilka variabler som inte finns i whitelisten. När Anders rättar texten sparas mallen och blir direkt valbar i beslutsflödet för rätt roll och utfall.